thị trương văn phòng ảo

Một căn phòng có hàng trăm... công ty

“Văn phòng ảo” là văn phòng cho thuê 0m² với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố; một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch. Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp cần gặp gỡ, các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê “văn phòng ảo” cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, Internet...

Nghĩa là khi sử dụng “văn phòng ảo”, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của công ty còn các vấn đề khác như: nội thất bàn ghế văn phòng, đã thiết kế và trang trí đầy đủ các phòng ban, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo đều được cung cấp. Một căn phòng ở trung tâm thành phố có thể “chứa” được hàng trăm công ty là thế!

Năm nay nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhưng lại là năm thị trường “văn phòng ảo” phát triển tốt nhất từ trước đến nay. Doanh thu của nhiều công ty kinh doanh “văn phòng ảo” tăng gấp 3 lần so với hồi trước khi suy thoái. Ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Cty IncomNet, đơn vị chuyên kinh doanh “văn phòng ảo” G- Office cho biết: “Từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100%”. Để thu hút khách hàng, ông Việt cho biết sẵn sàng miễn phí 3 tháng cho tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu đặt văn phòng tại TP HCM. Miễn phí thuê văn phòng cho các cơ quan báo chí muốn đặt văn phòng đại diện tại TP HCM.

Còn ông Đinh Minh Chính, Giám đốc Cty TNHH Thế giới Tìm kiếm cho biết: “Chỉ riêng 2 tháng đầu năm 2009, khách hàng thuê “văn phòng ảo” của chúng tôi đã tăng tới 150% so với năm 2008. Mức giá để khách hàng có được một văn phòng ảo là từ 50 - 179 USD/tháng, tùy theo gói nhu cầu của khách hàng”. Ông Chính cũng cho biết, giá 1 chỗ ngồi cố định cho 1 vị trí làm việc riêng với diện tích 2,5m² là 2.9 triệu đồng/tháng; chỗ ngồi linh hoạt 2,5m²với thời gian ngồi làm việc 40h/tháng là 900.000 đồng. Phòng làm việc riêng cho 1-3 chỗ ngồi giá dưới 14 triệu đồng/tháng.

Tiết kiệm 70% chi phí

Được biết, phần lớn các doanh nghiệp, đơn vị tìm đến “văn phòng ảo” là vì lý do tiết kiệm chi phí. Thực tế, nhiều công ty cung ứng dịch vụ “văn phòng ảo” chào với mức giá hấp dẫn: 60USD/tháng với gói linh hoạt và 179USD/năm với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại sẵn có tại trung tâm thành phố. Trong khi các văn phòng thật thường phải trả từ 20 - 40USD/m², chưa kể các chi phí cho thiết bị, nhân viên, vệ sinh, bảo vệ.

Ông Nguyễn Cường An, Giám đốc một công ty kinh doanh bất động sản tại Hà Nội sử dụng dịch vụ này phân tích: “Văn phòng cho thuê vẫn quá đắt so với thời điểm kinh tế khó khăn. Do đó, chúng tôi quyết định thuê “văn phòng ảo”. Mỗi tháng chỉ mất từ 50- 120 USD là bảng hiệu công ty chúng tôi đã có mặt trên những tòa nhà hiện đại và tiện nghi nhất”. Bà Nguyễn Lan Hương, Phó Giám đốc một công ty lữ hành quốc tế thuê “văn phòng ảo” tại toà nhà 34 Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm (Hà Nội) cho biết: “Công ty chúng tôi ở trong ngõ lại có nhiều khách nước ngoài nên mỗi lần có khách, khâu đón tiếp khá bất tiện vì đường khó tìm. Công việc làm ăn thuận tiện hơn nhiều sau khi chúng tôi sử dụng dịch vụ này”.

Nhiều giám đốc doanh nghiệp khác cũng cho rằng, trong thời điểm khó khăn hiện nay, việc phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng sẽ rất khó khăn. Theo họ, việc sử dụng “văn phòng ảo” như một biện pháp giảm thiểu tốn kém mà vẫn đáp ứng được các tiện ích như một văn phòng thật hiện đang là một xu thế hợp lý.

“Thời điểm kinh tế còn nhiều khó khăn như hiện nay sẽ là cơ hội cho dịch vụ “văn phòng ảo” phát triển mạnh. Trên thực tế “văn phòng ảo” là thuật ngữ chưa có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện thoại, số fax... Những yêu cầu này, “văn phòng ảo” đều đã đáp ứng đủ”. Ông Nghiêm Chí Mỳ, nguyên Viện trưởng Viện Nghiên cứu phát triển kinh tế xã hội Hà Nội, nói.