Một không gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện
cảm với mọi người. Không gian làm việc sảng khoái sẽ mang lại hiệu
quả công việc cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Khi trang trí nội thất cho văn phòng, với bàn ghế nên cùng gu với
nhau, dựa theo tính chất của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất
phù hợp. Chẳng hạn, nếu công ty mang phong cách trẻ trung thì nội
thất cần những chất liệu hiện đại, khoẻ khoắn. Những văn phòng mang
tính chất sang trọng như đại sứ quán, văn phòng Chính phủ thì phong
cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại
vật liệu gỗ, thảm…
Nội thất văn phòng thường thực dụng. Hệ thống thông tin liên lạc và
giao tiếp nội bộ cần phải được lắp đặt đến từng bàn làm việc. Hệ
thống ánh sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho
từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn tạo ra sự ngăn nắp. Khi
thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí
sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện. Ví dụ như trưởng phòng cần
làm việc ở vị trí khá yên tĩnh để có thể tiếp khách hoặc trao đổi
riêng với nhân viên nhưng lại có khả năng bao quát tầm nhìn của phòng.
Khu vực đặt máy in, máy photocopy thì cần để ở nơi mọi người có thể
tiếp cận dễ dàng và ít gây ồn ào. Tủ tài liệu cũng tương tự. Độ thông
thoáng trong văn phòng rất quan trọng vì mật độ người ngồi làm việc
thường lớn. Cần tính toán để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm
bảo sức khoẻ cho nhân viên. Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong
khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 một người.
Về màu sắc, nên hạn chế dùng màu đậm vì phòng sẽ bị tối, tốn điện, rối mắt. Văn phòng thường rất nhiều đồ đạc, tài liệu nên cần sự thông thoáng. Chỉ những không gian tiếp khách hoặc những khu VIP mới nên dùng tông màu mạnh, có những điểm nhấn tạo sự khác biệt cho không gian.
Nếu sơn những màu quá mạnh ở nơi làm việc dễ gây cảm giác bức xúc khi ngồi trong phòng lâu. Về hình khối, đường nét, nên hạn chế trang trí cầu kỳ kiểu nhà ở. Nếu phong cách sang trọng thì cũng cần đúng mục đích sử dụng của văn phòng. Khu vực sảnh lễ tân cũng khá quan trọng và là điểm nhấn cho cả văn phòng, chính vì thế cũng cần thiết kế theo phong cách đơn giản nhưng phải đảm bảo yếu tố thẩm mỹ vao và sang trọng.