–
Văn phòng Ảo hay văn phòng chia sẻ trong tiếng Anh là Serviced
workplace là hình thức chia sẻ văn phòng của các công ty để dùng chung
các tiện ích của văn phòng từ phòng họp, lễ tân, máy in hay các nhân
viên lễ tân, nhân viên phục vụ… Bạn sẽ không phải thiết kế văn phòng hay đầu tư nội thất văn phòng mà sử dụng chung do đơn vị cho thuê văn phòng cung cấp. Với tình hình
kinh tế lạm phát nhiều biến động, việc tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt
động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực
kinh doanh văn phòng ảo.
Vì văn phòng ảo cung cấp nhiều gói giải
pháp tổng thể cho hoạt động một văn phòng của công ty đặc biệt phù hợp
với các công ty doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ đặc biệt hữu dụng với các
doanh nghiệp vừa mới thành lập với số lượng nhân viên ít, cho phép doanh
nghiệp có một không gian tiện nghi, sang trọng với chi phí phù hợp
tiết kiệm. Phòng họp với giải pháp chỉ phải trả khi doanh nghiệp cần
nơi để tổ chức cuộc họp- hội thảo. Các dịch vụ khác còn bao gồm phòng
Chủ tịch hội đồng quản trị, phòng Tổng giám đốc, các văn phòng chuyên
nghiệp đi kèm với các gói giải pháp về nhân sự phù hợp với nhu cầu
riêng của các doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và
một hình ảnh mạnh ấn tượng với khách hàng.
Việc
thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 80% chi phí văn
phòng mà vẫn đáp ứng được các tiện ích của doanh nghiệp quả thực là
con số đáng lưu tâm với các Chủ doanh nghiệp. Về vấn đề này, giám đốc
Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết
công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố
Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn
phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí
quá cao. Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ
tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể
phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê
nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị…
nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng
thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng.
Thông qua
một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết
định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như
một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả
kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.
Ngoài
gói giải pháp văn phòng ảo bằng việc cho thuê chỗ tại văn phòng, doanh
nghiệp hiện nay còn có thể có gói giải pháp văn phòng điện tử với sự
hỗ trợ đắc lực của Internet và sự tiến bộ của công nghệ phần mềm. Gói
giải pháp văn phòng ảo WebOffice của doanh nghiệp Viettotal hiện nay
là giải pháp rất đáng quan tâm và xem xét. Đây là gói giải pháp phần
mềm giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát nội bộ công ty từ nhân sự, kỹ
thuật, tài chính… với thời lượng 24/24 giờ, thậm chí là hội họp trực
tuyến. Với gói giải pháp phần mềm này, bạn có thể ngồi ở nhà mà vẫn có
thể điều hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và sát sao hiệu quả.
Tại
nước ngoài các hình thức văn phòng ảo- văn phòng điện tử đã có từ lâu,
các doanh nghiệp đã được ứng dụng nhiều tuy nhiên ở Việt nam hình thức
này mới chỉ hình thành từ 2-3 năm gần đây, hình thức này sẽ càng mở
rộng và có hiệu quả. Nói tóm lại, với văn phòng ảo bạn có thể làm việc
ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho
thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh
nghiệp thuê. Riêng các buổi họp, hội nghị thì doanh nghiệp thuê hoàn
toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung. Với văn phòng điện tử-
bạn cũng có thể ngồi bất cứ đâu để kiểm soát doanh nghiệp hoạt động.
Mọi sự liên lạc điều hành diễn ra một cách dễ dàng và tiện lợi, chi phí
tiến tiệm cận đến zero.
Vậy ý kiến của bạn là gì, có thể kết hợp cả 2 hình thức vào làm 1 chăng.
