Văn phòng ảo và văn phòng điện tử

- Văn phòng Ảo hay văn phòng chia sẻ trong tiếng Anh là Serviced workplace là hình thức chia sẻ văn phòng của các công ty để dùng chung các tiện ích của văn phòng từ phòng họp, lễ tân, máy in hay các nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ… Bạn sẽ không phải thiết kế văn phòng hay đầu tư nội thất văn phòng mà sử dụng chung do đơn vị cho thuê văn phòng cung cấp. Với tình hình kinh tế lạm phát nhiều biến động, việc tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh văn phòng ảo.

Vì văn phòng ảo cung cấp nhiều gói giải pháp tổng thể cho hoạt động một văn phòng của công ty đặc biệt phù hợp với các công ty doanh nghiệp nhỏ. Dịch vụ đặc biệt hữu dụng với các doanh nghiệp vừa mới thành lập với số lượng nhân viên ít, cho phép doanh nghiệp có một không gian tiện nghi, sang trọng với chi phí phù hợp tiết kiệm. Phòng họp với giải pháp chỉ phải trả khi doanh nghiệp cần nơi để tổ chức cuộc họp- hội thảo. Các dịch vụ khác còn bao gồm phòng Chủ tịch hội đồng quản trị, phòng Tổng giám đốc, các văn phòng chuyên nghiệp đi kèm với các gói giải pháp về nhân sự phù hợp với nhu cầu riêng của các doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và một hình ảnh mạnh ấn tượng với khách hàng.

Việc thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 80% chi phí văn phòng mà vẫn đáp ứng được các tiện ích của doanh nghiệp quả thực là con số đáng lưu tâm với các Chủ doanh nghiệp. Về vấn đề này, giám đốc Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao. Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng.

Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.